Uredba o uredskom poslovanju („Narodne novine“, broj 75/21, dalje: Uredba) uređuje pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave i provedbi zakona kojim se uređuje opći upravni postupak. Odredbe Uredbe primjenjuju se i na druge poslove iz djelokruga javnopravnog tijela ako posebnim propisom nije drukčije propisano.
Obveznici primjene Uredbe su javnopravna tijela:
- tijela državne uprave
- druga državna tijela
- jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te
- pravne osobe s javnim ovlastima.
Najvažnije obveze i novine koje proizlaze iz Uredbe:
- informacijski sustav uredskog poslovanja mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku
- javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektroničkim putem
- sve službene osobe javnopravnog tijela moraju imati pristup informacijskom sustavu uredskog poslovanja u skladu s dodijeljenim ovlastima prema odluci tog tijela.
Krajnji rok za prilagodbu informacijskih sustava uredskih poslovanja javnopravnih tijela s odredbama Uredbe bio je
1. siječnja 2023.
Neke od najvažnijih razlika u odnosu na dosadašnje uređenje:
- nema više knjiga - evidencije uredskog poslovanja dio su informacijskog sustava uredskog poslovanja
- bez suvišnih papira - pismena i prilozi primljeni u elektroničkom obliku se ne pretvaraju u fizički oblik
- brža raspodjela predmeta - predmeti i pismena dostavljaju se u rad nadležnoj ustrojstvenoj jedinici kroz informacijski sustav uredskog poslovanja
- brža otprema - akt elektroničkim putem otprema službena osoba zadužena za rješavanje predmeta i to se automatski evidentira u informacijskom sustavu uredskog poslovanja
- e-potpis i e-pečat - akti u elektroničkom obliku ovjeravaju se kvalificiranim elektroničkim potpisom ili kvalificiranim elektroničkim pečatom.
Naputak
Osim Uredbe, pravni okvir čini i
Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja („Narodne novine“, broj
132/21, dalje: Naputak) kojim se uređuje klasifikacijski okvir za određivanje klasifikacijskih oznaka, način dodjeljivanja brojčanih oznaka te sadržaj evidencija uredskog poslovanja.
Naputkom je propisan:
1. evidencija predmeta upravnog postupka prvog stupnja
2. evidencija predmeta upravnog postupka drugog stupnja
3. evidencija predmeta neupravnog postupka.
Tehnička specifikacija
Kao prilog Uredbi izrađena je Tehnička specifikacija informacijskog elektroničkog sustava uredskog poslovanja (dalje: Tehnička specifikacija). Tehničkom specifikacijom utvrđuju se pravila i standardi postupanja s pismenima u elektroničkom obliku. Da bi postojalo povjerenje u sigurnu i pouzdanu komunikaciju elektroničkim putem, ta komunikacija se mora odvijati temeljem unaprijed poznatih pravila te korištenjem informacijskih sustava koji ispunjavaju zahtjeve osnovnih standarda i funkcionalnosti.
Tehnička specifikacija namijenjena je:
- tvrtkama koje razvijaju informatička, odnosno digitalna rješenja za javnu upravu
- javnopravnim tijelima koja imaju informacijski sustav uredskog poslovanja, a služi kao podloga za ažuriranje i nadogradnju postojećeg sustava
- javnopravnim tijelima koja nemaju informacijski sustav uredskog poslovanja, a služi za opis predmeta pri nabavi informacijskog sustava.
Tehnička specifikacija sadržava dovoljnu razinu detalja da bi se bez dodatnih intervencija mogla koristiti kao prilog u postupku javne nabave za sve uobičajene postupke u uredskom poslovanju javnopravnih tijela. Ipak, iako je Tehnička specifikacija rađena kako bi pokrila sve ključne procese koji se pojavljuju u uredskom poslovanju javnopravnih tijela, svako javnopravno tijelo može dopuniti zahtjeve u postupku nabave koji su potrebni u njihovim poslovnim procesima ako ih ima, osobito ako su neki procesi uređeni posebnim propisom.
Tehnička specifikacija dostupna je u rubrici
Dokumenti sa sljedećim HASH vrijednostima (Algoritam SHA256):
Ver. 1.0 - D0ED2DB41B4A42FBAB0A159486F69AEAD62BCF9201FF57E759F983C7FA05800A
Ver. 2.0 - A4D76A13FC1FB20841C4443C79925493638A69DD890DFF9C400C2BADCBA4569E
Ver. 3.0 - CCB60998476B348B34CA79E363D20D1C5CF3C96D4582A859640334F1532A68B0
Ver. 4.0 - 1CA2A874A87450677CFC7DE0AF76BD548467E05AA6DC41F93B97E622702A9CE4
Uredsko poslovanje u službi transformacije javne uprave
Postupanjem sukladno pravilima Uredbe i Naputka te uspostavom informacijskih sustava uredskog poslovanja sukladno Tehničkoj specifikaciji započela je transformacija državne uprave u modernu, brzu i funkcionalnu upravu bez suvišnih papira. To ne samo da donosi uštede nego povećava i transparentnost rada jer se u svakom trenutku može vidjeti gdje je, koliko dugo i kod koje službene osobe neki dokument bio u obradi i kad je otpremljen stranci.
Pitajte nas
Za više informacija o primjeni propisa o uredskom poslovanju možete se obratiti na adresu elektroničke pošte:
ZUP@mpudt.hr.
