Uredsko poslovanje

Uredba o uredskom poslovanju („Narodne novine“, broj 75/21, dalje: Uredba) uređuje pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave i provedbi zakona kojim se uređuje opći upravni postupak. Odredbe Uredbe primjenjuju se i na druge poslove iz djelokruga javnopravnog tijela ako posebnim propisom nije drukčije propisano.

Obveznici primjene Uredbe su javnopravna tijela:
  • tijela državne uprave
  • druga državna tijela
  • jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te
  • pravne osobe s javnim ovlastima.
 
Najvažnije obveze i novine koje proizlaze iz Uredbe:
  • informacijski sustav uredskog poslovanja mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku
  • javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektroničkim putem
  • sve službene osobe javnopravnog tijela moraju imati pristup informacijskom sustavu uredskog poslovanja u skladu s dodijeljenim ovlastima prema odluci tog tijela.

Krajnji rok za prilagodbu informacijskih sustava uredskih poslovanja javnopravnih tijela s odredbama Uredbe bio je 1. siječnja 2023.
 
Neke od najvažnijih razlika u odnosu na dosadašnje uređenje:
  • nema više knjiga - evidencije uredskog poslovanja dio su informacijskog sustava uredskog poslovanja
  • bez suvišnih papira - pismena i prilozi primljeni u elektroničkom obliku se ne pretvaraju u fizički oblik
  • brža raspodjela predmeta - predmeti i pismena dostavljaju se u rad nadležnoj ustrojstvenoj jedinici kroz informacijski sustav uredskog poslovanja
  • brža otprema - akt elektroničkim putem otprema službena osoba zadužena za rješavanje predmeta i to se automatski evidentira u informacijskom sustavu uredskog poslovanja
  • e-potpis i e-pečat - akti u elektroničkom obliku ovjeravaju se kvalificiranim elektroničkim potpisom ili kvalificiranim elektroničkim pečatom.

Naputak

Osim Uredbe, pravni okvir čini i Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja („Narodne novine“, broj 132/21, dalje: Naputak) kojim se uređuje klasifikacijski okvir za određivanje klasifikacijskih oznaka, način dodjeljivanja brojčanih oznaka te sadržaj evidencija uredskog poslovanja. 
 
Naputkom je propisan:
               1. evidencija predmeta upravnog postupka prvog stupnja 
               2. evidencija predmeta upravnog postupka drugog stupnja
               3. evidencija predmeta neupravnog postupka.

Tehnička specifikacija

Kao prilog Uredbi izrađena je Tehnička specifikacija informacijskog elektroničkog sustava uredskog poslovanja (dalje: Tehnička specifikacija). Tehničkom specifikacijom utvrđuju se pravila i standardi postupanja s pismenima u elektroničkom obliku. Da bi postojalo povjerenje u sigurnu i pouzdanu komunikaciju elektroničkim putem, ta komunikacija se mora odvijati temeljem unaprijed poznatih pravila te korištenjem informacijskih sustava koji ispunjavaju zahtjeve osnovnih standarda i funkcionalnosti.
 
Tehnička specifikacija namijenjena je:
  • tvrtkama koje razvijaju informatička, odnosno digitalna rješenja za javnu upravu
  • javnopravnim tijelima koja imaju informacijski sustav uredskog poslovanja, a služi kao podloga za ažuriranje i nadogradnju postojećeg sustava
  • javnopravnim tijelima koja nemaju informacijski sustav uredskog poslovanja, a služi za opis predmeta pri nabavi informacijskog sustava. 

Tehnička specifikacija sadržava dovoljnu razinu detalja da bi se bez dodatnih intervencija mogla koristiti kao prilog u postupku javne nabave za sve uobičajene postupke u uredskom poslovanju javnopravnih tijela. Ipak, iako je Tehnička specifikacija rađena kako bi pokrila sve ključne procese koji se pojavljuju u uredskom poslovanju javnopravnih tijela, svako javnopravno tijelo može dopuniti zahtjeve u postupku nabave koji su potrebni u njihovim poslovnim procesima ako ih ima, osobito ako su neki procesi uređeni posebnim propisom.

Radi osiguranja integriteta dokumenata, tehnička specifikacija dostupna je u rubrici Dokumenti zajedno s hashevima dokumenata tehničke specifikacije u .docx i .odt formatu. 

U nastavku se nalaze vrijednosti SHA256 hasheva za objavljene dokumente u Verziji 1.0:
 
HASH (Algoritam SHA 256) dokumenta - Ver.1.0_Tehnicka_specifikacija_SEUP.docx je
D0ED2DB41B4A42FBAB0A159486F69AEAD62BCF9201FF57E759F983C7FA05800A
 
HASH (Algoritam SHA 256) dokumenta - Ver.1.0_Tehnicka_specifikacija_SEUP.odt je
13E487457A1F2C8A9C8D66D3218EBF1C40C56412A7D561CBEB9E60F96007A292

U nastavku se nalaze vrijednosti SHA256 hasheva za objavljene dokumente u Verziji 2.0:

HASH (Algoritam SHA 256) dokumenta - Ver.2.0_Tehnicka_specifikacija_SEUP.docx je
A4D76A13FC1FB20841C4443C79925493638A69DD890DFF9C400C2BADCBA4569E

HASH (Algoritam SHA 256) dokumenta - Ver.2.0_Tehnicka_specifikacija_SEUP.odt je
25912640D0DFDD7655A1B12F0F7A4D13BCE2A7BD9432E0F05B48A6BD24E6FA7F

Verziji 3.0. ispravljene su priložene neispravne sheme te je tekst ažuriran.
 
HASH (Algoritam SHA 256) dokumenta - Ver.3.0_Tehnicka_specifikacija_SEUP.odt je
FCB25CC74E81E8934582B73F2EB611EB0D74FC2FADF8D1CF4817E061F821556D

HASH (Algoritam SHA 256) dokumenta - Ver.3.0_Tehnicka_specifikacija_SEUP.docx je
CCB60998476B348B34CA79E363D20D1C5CF3C96D4582A859640334F1532A68B0
 
Uredsko poslovanje u službi transformacije javne uprave

Postupanjem sukladno pravilima Uredbe i Naputka te uspostavom informacijskih sustava uredskog poslovanja sukladno Tehničkoj specifikaciji započela je transformacija državne uprave u modernu, brzu i funkcionalnu upravu bez suvišnih papira. To ne samo da donosi uštede nego povećava i transparentnost rada jer se u svakom trenutku može vidjeti gdje je, koliko dugo i kod koje službene osobe neki dokument bio u obradi i kad je otpremljen stranci.
  
Pitajte nas

Za više informacija o primjeni propisa o uredskom poslovanju možete se obratiti na adresu elektroničke pošte: ZUP@mpu.hr.